Pod pojmom konverzia sa rozumie prevedenie z jednej formy do inej. V prípade konverzie dokumentov ide o prevod pôvodného dokumentu z elektronickej podoby do listinnej (vytlačenie dokumentu) alebo z listinnej podoby do elektronickej (naskenovanie dokumentu) alebo o prevod elektronického dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu. Konverzia, pri ktorej novovzniknutému dokumentu z pohľadu zákona ostávajú zachované právne účinky pôvodného dokumentu, t. j. aj naďalej ostáva považovaný za originál, označujeme ako zaručená konverzia.
Výsledkom zaučenej konverzie je vždy dokument v listinnej alebo v elektronickej podobe obsahujúci špeciálnu doložku o vykonanej konverzii, ktorú pripojí oprávnená osoba (notár, advokát a pod.). Pri konverzii do listinnej podoby má táto doložka formu ďalšej strany pripojenej na záver dokumentu, ktorá obsahuje zákonom stanovené náležitosti a podpis osoby, ktorá konverziu vykonala. Pri konverzii do elektronickej podoby má doložka formu XML súboru, pričom originálny naskenovaný dokument (napr. PDF) zmení svoju formu rovnako ako pri podpise kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Fyzická alebo právnická osoba môže využiť zaručenú konverziu napríklad pri podaní návrhu na vklad do katastra nehnuteľností. Ak fyzická alebo právnická osoba uzavrie s iným podnikateľom kúpnu zmluvu a zmluva v listinnej podobe obsahuje úradne osvedčený podpis s pečiatkou notára, zaručenou konverziou možno docieliť prevod dokumentu do elektronickej formy tak, že nestráca právne účinky pôvodného dokumentu (vrátane osvedčenia podpisu). Návrh na vklad do katastra nehnuteľností s takýmto elektronickým dokumentom je potom možný bez zbytočných komplikácií, aké sú spojené s viacnásobným podpisovaním neskonvertovaného dokumentu elektronickým podpisom. Prevod dokumentu z listinnej podoby do elektronickej možno využiť napríklad pri doručení elektronického výpisu z obchodného registra alebo elektronického výpisu z registra trestov, ktoré sú lacnejšie. Podnikateľovi stačí, ak si elektronický dokument uloží na USB kľúč a u oprávnenej osoby, napríklad u notára, si nechá z výpisu vyhotoviť listinu, ktorú od neho môže vyžadovať napríklad banka. Zaručenú konverziu možno využiť taktiež pri archivácii dôležitých dokumentov, príp. účtovných dokladov, kedy podnikatelia nemusia viac uchovávať množstvo originálov dokumentov v papierovej podobe, no postačí im k tomu dátové úložisko. Základným právnym predpisom upravujúcim zaručenú konverziu je zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente).
Zákon o e-Governmente rozlišuje medzi pojmami konverzia a zaručená konverzia. Zákon definuje tri druhy konverzie, pričom konverziou je postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného:
a) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého dokumentu v listinnej podobe (napr. elektronicky vyhotovený rozsudok sa transformuje do papierovej podoby),
b) dokumentu v listinnej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu (napr. kúpna zmluva v tlačenej podobe sa transformuje do elektronickej podobe skenovaním),
c) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu (napr. z formátu zepx do formátu asice).
Zaručenou konverziou je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu. V podstate ide o prenos dokumentu do inej podoby so zachovaním jeho právnych účinkov (je to obdobná situácia ako keď notár overuje listiny).
Cieľom zavedenia zaručenej konverzie je zabezpečenie možnosti prevodu medzi listinnou a elektronickou formou dokumentov alebo elektronickými formami dokumentov s rôznymi formátmi, tak aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky a mohol byť použitý rovnako na právne účely ako pôvodný dokument. Zaručenou konverziou sa rozumie postup konverzie podľa zákona o e-Governmente (pripojenie časovej pečiatky, vytvorenie osvedčovacej doložky a ďalšie náležitosti podľa § 36). Ak je novovzniknutý dokument neoddeliteľne spojený (napr. tzv. notárskou šnúrkou) s osvedčovacou doložkou a je možné spoľahlivo určiť dátum a čas vykonania zaručenej konverzie považujú sa podmienky konverzie z el. podoby do listinnej podoby za splnené, kým nie je preukázaný opak.
V súčasnom právnom poriadku existujú výnimky, kedy sa zaručená konverzia nevyžaduje, hoci z povahy veci by sa mala vykonať. Medzi tieto výnimky patria prílohy k návrhom na úseku obchodného registra (kde zákon o obchodnom registri nevyžaduje zaručené konverziu dokumentov, ale postačuje ich „autorizácia“). Ďalšou výnimkou, kedy sa nevyžaduje zaručená konverzia, ale postačuje autorizácia dokumentov, resp. len dokument vo formáte pdf je § 82l ods. 4 zákona o súdoch; uvedené sa však podľa súdnej praxe nevzťahuje na splnomocnenie, kde sa vždy vyžaduje zaručená konverzia zo strany advokáta s výnimkou, ak splnomocnenie autorizuje priamo klient.
Zaručenú konverziu môže vykonávať iba zákonom taxatívne stanovený okruh osôb. Osobami oprávnenými vykonávať zaručenú konverziu sú tieto subjekty:
a) orgán verejnej moci, advokát a notár,
b) poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta,
c) patentový zástupca, ak nejde o konverziu verejnej listiny, a
d) právnická osoba so 100-percentnou majetkovou účasťou štátu, ktorej predmetom podnikania je konsolidácia pohľadávok verejného sektora podľa osobitného predpisu, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov týkajúcich sa pohľadávok, ktoré podľa osobitného predpisu nadobudla a ktoré ako poverená osoba podľa osobitného predpisu konsoliduje.
Nevyhnutnou súčasťou procesu zaručenej konverzie je osvedčovacia doložka (ide o obdobu notárskej osvedčovacej doložky), ktorá obsahuje údaje o pôvodnom dokumente a jeho autorizácii a použitých bezpečnostných prvkoch, o osobe, ktorá zaručenú konverziu vykonala, a čase jej vykonania a údaje o evidencii vykonanej zaručenej konverzie.
Zaručená konverzia je čo do rozsahu dokumentov obmedzená – konvertovať nemožno nasledovné druhy dokumentov:
a) dokument v listinnej podobe, z ktorého nie je podľa osobitných predpisov možné vyhotoviť úradne osvedčenú kópiu,
b) dokument v listinnej podobe, ktorého jedinečnosť nie je možné konverziou nahradiť, najmä občiansky preukaz, cestovný doklad, doklad vydaný podľa osobitných predpisov a preukazujúci oprávnenie osoby na výkon činnosti podľa osobitných predpisov, peniaze, cenné papiere, žreb,
c) ak nejde o konverziu elektronického dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu, elektronický dokument, ktorý je audio súborom alebo video súborom.
Na účely zaručenej konverzie je možné použiť len taký dokument v listinnej podobe, ktorý je originálom alebo úradne osvedčenou kópiou. Osoba vykonávajúca konverziu, ktorá vykonala zaručenú konverziu, zodpovedá za dodržanie podmienok zaručenej konverzie, ale nezodpovedá za pravdivosť alebo úplnosť údajov, ktoré tvoria informačný obsah pôvodného dokumentu. Novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie, ktorý je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou, má rovnaké právne účinky a je použiteľný na právne účely v rovnakom rozsahu ako osvedčená kópia pôvodného dokumentu, ktorého transformáciou vznikol.
Vo vzťahu k advokátom je potrebné zdôrazniť, že výkon zaručenej konverzie nie je považovaný za výkon advokácie, ale ide o osobitnú činnosť podľa zákona o e-Governmente.
Advokát, notár, patentový zástupca a poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu majú za výkon zaručenej konverzie nárok na úhradu odmeny a hotových výdavkov s ňou spojených v sume podľa sadzobníka úhrad za zaručenú konverziu. Orgán verejnej moci vykonáva zaručenú konverziu bezodplatne, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov, ktoré vznikli z činnosti tohto orgánu verejnej moci, inak má nárok na úhradu hotových výdavkov spojených so zaručenou konverziou v sume podľa sadzobníka úhrad za zaručenú konverziu alebo na správny poplatok podľa osobitného predpisu (zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch), ak zaručenú konverziu vykonáva integrované obslužné miesto prevádzkované ministerstvom vnútra.
Pokiaľ ide o predpísané formáty elektronických dokumentov je potrebné uviesť, že súdy a rovnako aj advokáti nesmú používať pôvodný formát XAdES_ZEP (prípony .xzep, zepx a zep), pretože tento formát už nie je v súlade s aktuálnou legislatívou – prípustné je používanie napríklad používanie formátu s príponou .asice.
Uvedené vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 (nariadenie eIDAS) a prílohy vykonávacieho rozhodnutia Komisie č. 2015/1506, podľa ktorých kvalifikované elektronické podpisy (QES) sa musia vyhotovovať v predpísaných formátoch – CAdES, XAdES, PAdES, ASiC-E, ASiC-S. Formát XAdES_ZEP (.xzep, .zepx), definovaný podľa legislatívy účinnej do 30. júna 2016, nesmú podľa stanoviska NBÚ orgány verejnej moci vyhotovovať pri komunikácii s občanom alebo právnickou osobou, teda mimo uzavretých systémov (čl. 2 ods. 2 nariadenia eIDAS).
Za vytvorenie podpisu alebo pečate vo formáte, ktoré nie sú v súlade s Vykonávacím rozhodnutím Komisie (EÚ) č. 2015/1506, sa v zmysle § 14 ods. 3 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách) môže orgánu verejnej moci udeľovať sankcia.
V súčasnosti sa ešte stále stáva, že súdy doručujú elektronické dokumenty v inom ako povinnom formáte. Na tento prípad je možné aplikovať § 39 ods. 8 zákona o e-Governmente, podľa ktorého: Ak orgán verejnej moci vydal elektronický dokument vo formáte elektronického dokumentu, ktorý nie je v súlade so štandardmi informačných systémov verejnej správy vydanými podľa osobitného predpisu, je na žiadosť toho, komu bol vydaný, povinný zabezpečiť bezodplatné vykonanie zaručenej konverzie takého elektronického dokumentu do listinnej podoby alebo do elektronickej podoby vo formáte elektronického dokumentu, ktorý je v súlade so štandardmi informačných systémov verejnej správy vydanými podľa osobitného predpisu. To platí aj pre osobu vykonávajúcu zaručenú konverziu, ak novovzniknutý elektronický dokument nie je vo formáte elektronického dokumentu, ktorý je v súlade so štandardmi informačných systémov verejnej správy vydanými podľa osobitného predpisu (zákon č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov).
Viac informácii ohľadne zaručenej konverzie dokumentov nájdete na :
Vyhláška radu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu o zaručenej konverzii
